IHR OFFICE. Kommunikation

35 E-MAIL KNIGGE • Prüfen Sie zunächst: Gibt es eine Alternative zur E-Mail? Denn Beschwerden oder auch komplexe Inhalte sollten telefonisch oder persönlich ausgetauscht werden. • Verwirrung vorbeugen: keine E-Mail ohne eine klare und aussagekräftige Betreffzeile. • Stil bewahren: Verwenden Sie wie in Briefen immer eine Anrede. • Niemals ohne: Eine vollständige und korrekte E-Mail-Signatur ist Teil der gesetzlichen Impressums-Pflicht! • In geschäftlichen E-Mails ein „Muss“: Über- prüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. • Sorgen Sie für Überblick: Vor dem Beant- worten erst alle ankommenden E-Mails lesen. Etwas scheinbar Eiliges könnte sich inzwischen schon erledigt haben. • Keep it simple: Sinnvolle Absätze, eindeutige Ausdrucksweise, kurze Sätze – aber bitte keine Abkürzungsflut. • Ballast über Bord werfen: Löschen Sie »alte« Textinhalte bei längeren E-Mail-Dialogen. • »CC« in Maßen: Prüfen Sie, wer über die E-Mail tatsächlich in Kenntnis gesetzt werden soll – und dann auch nur zur Information, d. h. ohne eine Reaktion zu erwarten. • Wenn Sie sich über eine E-Mail ärgern: Nicht überhitzt antworten. Besser nach interner Klärung telefonisches »Beschwerdemanage- ment« betreiben. • Den Abschiedsgruß nicht vergessen: »Mit freundlichen Grüßen« geht immer, aber durchaus auch »Schöne Grüße«.