Ihr Office Jubilaeums-Zeitung 25-Jahre

konnte das gut gehen? An einem kühlen Frühlingsabend im Jahr 1997 habe ich den Entschluss gefasst, mich mit einem Telefon- service auf die eigenen Beine zu stellen. Ein Vierteljahrhundert später kann ich sagen: ja, es ging gut! Es war eine aufregende Zeit, mit unglaublich viel Arbeit und viel „Geröll“, das es aus dem Weg zu räumen galt. Aber der Erfolg hat mich von Anfang an begleitet – vor allem deshalb, weil mir in 25 Jahren immer Menschen zur Seite gestanden haben, vor denen ich an dieser Stelle meinen Hut ziehen möchte: Ein herzliches Dankeschön an Werner, meinen Mann, der schon 1999 ins Unternehmen ein- stieg und sich vom ersten Tag an mit vollem Herzen einbrachte. Dankeschön an unsere drei Kinder, die oft Verständnis für die Selbstständigkeit ihrer Eltern aufbringen mussten – und doch sind Nina und Sandro heute fester Bestandteil der Unternehmensleitung. Ein dickes Dankeschön an Frau Höfling, die immer das Gesicht von Ihr Office war und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die uns in all den Jahren ihre freundlichen Stimmen „liehen“ und mit einem Lächeln im Gesicht wirklich viele Anrufe bewältigten. Und – last but not least – sei unseren vielen treuen Kundinnen und Kunden gedankt, die uns vor immer neue Herausforderungen stellten! Das gesamte Team von Ihr Office freut sich auf viele weitere gemeinsame Jahre – auf dass es auch in Zukunft gut geht! Ihre Gundula Schaupp GRÜNDUNG: Gundula Schaupp gründet Ihr Office mit Sitz am Bahnhofsplatz in Bietigheim-Bissingen. Mit ganz viel „Frauen-Power“ und basierend auf einer individuellen Software – in Verbindung mit einer CTI-Lösung – entsteht ein umfangreiches Full-Service-Dienstleistungsangebot. TECHNISCHER QUANTENSPRUNG: Unsere Telefonapplikation, unser „Handwerkszeug“, wurde komplett neu programmiert. Unsere Kund:innen können nun einen Online-Zugang zu ihrer Maske auf unserem System bekommen und z. B. Abwesenheiten selber einpflegen. Zeitgleich wurde die komplette EDV neu aufgestellt. CORONA SCHLÄGT AUCH BEI UNS ZU: Durch ewiges Lüften (gefühlte Bibber-Arbeitstemperatur: etwa 0 Grad) hat sich bei uns im Bürobetrieb niemand angesteckt. Zwischenzeitlich mussten bzw. durften 11 Mitarbeiterinnen ins Home-Office. Bei Dreien hat sich das sehr gut bewährt – sie arbeiten weiterhin zumeist von Zuhause aus! EINFÜHRUNG QM-SYSTEM: Um die hohe Qualität unserer Leistungen kontinuierlich zu gewährleisten, wird ein Qualitäts- management-System entwickelt und zertifiziert. Es entspricht den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2000 und wird bis heute weiterentwickelt. Stand der Qualitätsnorm heute: ISO 9001:2015 FRAU HÖFLING IST 20 JAHRE BEI IHR OFFICE: Wichtiger als Technik sind bei uns die Mitarbeiter:innen, die motiviert für unsere Kund:innen arbeiten. Frau Höfling startete 1999 in Teilzeit und ist inzwischen in Vollzeit unsere unentbehrliche Team-Leiterin, die Schlüsselstelle zwischen Kunden, Geschäftsleitung und Mitarbeitern. WIEDER EINMAL… EINE NEUE TELEFONANLAGE: Pünktlich zum Jubiläum steht wieder ein größeres EDV-Projekt an: Unsere Telefonanlage mitsamt der dazugehörenden Callcenter-Software wird derzeit neu aufgestellt. Das Ganze passiert im Parallel-Betrieb. Unsere Kund:innen merken davon (hoffentlich) gar nichts. UMZUG IN DIE HÖPFIGHEIMER STRASSE: Der Umzug in das neue und geräumige Büro in der Höpfigheimer Straße (Nähe Möbel Hofmeister) und große Investitionen in moderne Technik werden abgerundet durch die Feierlichkeiten zu unserem zehnjährigen Firmenjubiläum. IHR OFFICE WIRD AUSBILDUNGSBETRIEB: Sandro Schaupp hat die Ausbilder-Eignungsprüfung abgelegt und begleitet junge Leute nun zum Beruf der/des „Kauffrau/-mann für Büromanagement“. Unsere erste „Azubine“ ist Frau Vanathy Francis-Xavier – zuvor hatte sie bereits ein halbes Jahr bei uns im Telefonservice gearbeitet. EIN AUSBLICK: Wir haben 14 Büro- und 6 Home-Office-Arbeitsplätze. Unser Team besteht aus 27 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir sind also gut aufgestellt für die künftigen Aufgaben! Denn eines können wir sicher sagen: Trotz der großen Digitalisierungswelle telefonieren wir auch in 25 Jahren noch! Fünfundzwanzig? Dafür seht ihr aber noch richtig gut aus! Uli Korn, Kunde bei Ihr Office seit 2004 Die Kund:innen-Zeitung zum 25-jährigen Jubiläum von Ihr Office 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 1997 2015 2021 2001 2019 2022 2007 2020 und danach? „ “ Ihr Office feiert Jubiläum! Liebe Kundinnen, liebe Kunden, liebe Freundinnen und liebe Freunde von Ihr Office, ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE ME I L ENS T E I NE

Jubiläums-Interview mit den Führungsköpfen bei Ihr Office – Gundula Schaupp, Werner Schaupp, Nina Noack und Sandro Schaupp Wie war das vor 25 Jahren… Was hat Sie motiviert, sich selbstständig zu machen? GUNDULA Mein Mann war bereits selbstständig und meistens unterwegs. Er hatte ein großes, schönes Büro und beschäftigte eine Sekretärin. Wenn Projekte anfielen, war die Dame, die ganz alleine arbeitete, hoffnungslos „unter Wasser“. Waren die Projekte abgeschlossen, saß sie ebenfalls alleine im Büro – hatte aber nichts zu tun. Wir dachten uns, das lässt sich doch bündeln: Ein Telefondienst, der mehreren Firmen zur Verfügung steht. So wäre eine Mitarbeiterin auf jeden Fall ausgelastet. Und da das Ganze technisch (dank ISDN!) möglich war, konnten wir – mein Mann und ich – diese Geschäftsidee entwickeln und ich habe sie dann zunächst einmal als „Zweites Standbein“ alleine verwirklicht. Vergleichen Sie bitte die Anfangsjahre mit heute: Was ist grundsätzlich anders? WERNER Die Dienstleistung „Telefonservice“ war damals, 1997, noch ganz neu und vielen Betrieben auch komplett unbekannt. Interessent:innen gab es, doch es galt viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Das ist inzwischen ganz anders – einen Telefonservice hat inzwischen fast jeder schon kennengelernt und es ist durchaus selbstverständlich, Geschäftsprozesse auszulagern. Welches war die ungewöhnlichste Aufgabe, die angefragt wurde? GUNDULA Einmal erreichte uns ein völlig verzweifelter Anruf einer Kundin: „Die Putzfrau hat mal wieder nicht aufgepasst und die Türe offen stehen lassen – der Hund ist weg! Bitte ruft alle Tierheime in Frankfurt an und findet meinen Hund!“ Wir wussten nur die Rasse und den Namen des Vierbeiners – aber am Ende des Tages gelang es uns, die Suche erfolgreich abzuschließen und unsere – dann sehr erleichterte und glückliche – Kundin konnte ihren Liebling im Tierheim in Empfang nehmen ; ) Ein Vierteljahrhundert am Markt zu bestehen, ist alles andere als selbstverständlich… was ist Ihr Erfolgsrezept? WERNER Wir haben die Vorteile eines inhabergeführten Unternehmens: Eng an der Kundin bzw. am Kunden, eng an deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – wenn es irgendwo brennt oder etwas nicht rund läuft, reagieren wir sofort. So wird unsere Servicequalität sichtbar. Und das spricht sich herum. Frage an die beiden „Nachfolger“… Was beeindruckt Sie nach 25 Jahren Ihr Office immer noch? NINA Ich finde es sehr erstaunlich, dass die Nachfrage nach unserem Service nach wie vor steigt. Zudem überrascht es mich, wie sich insbesondere die Kundenbedürfnisse verändert haben. Die Tätigkeit 3 Fragen an unsere Mitarbeiterinnen MINELLA KOCH „… noch nicht mal auf der Welt.“ „… ich nach Hause komme und mein Freund mich schon mit dem Essen erwartet.“ „…manche Anrufer mich nicht verstehen und unhöflich werden.“ ÖZNUR KOSAN „… fleißig am Treten im Bauch meiner Mama.“ „…meine zwei alten Katzendamen mich nach Feierabend munter an der Tür empfangen.“ „… andere Menschen aufgrund ihrer Besonderheiten oder ihrer Behinderung verurteilt werden.“ JENNIFER KRAFT „… fast 2 und habe meinen Eltern die Nerven geraubt.“ „… ich nach dem Stallbesuch nach Hause komme und mein Mann da ist.“ „… jemand im Auto vor mir das Gaspedal nicht findet.“ MIRIAM LIEBELT „… ein Teenager und zog nach Pforzheim.“ „…man mit Freunden einen tollen Tag verbringt.“ „…man nicht ehrlich zu seinen Mitmenschen ist.“ KASTHURY PATHPANATHAN „… eingeschult und habe gerade gelernt zu schreiben.“ „… ich für Familie und Freunde kochen und backen kann und es denen auch schmeckt.“ „…man mich anlügt oder ungerecht behandelt.“ MERVE ALACA „… noch ein Baby.“ „… ich bei meiner Familie und meinen Liebsten sein kann.“ „…man nur negativ an jede Sache rangeht.“ Vor 25 Jahren war ich … Es zaubert mir ein Lächeln ins Gesicht, wenn … Auf die Palme bringt es mich, wenn… Vor 25 Jahren war ich … Es zaubert mir ein Lächeln ins Gesicht, wenn … Auf die Palme bringt es mich, wenn… SABINA BACHMANN „… in der Tat 25 Jahre jünger als heute!“ „… die Ponyfrau in meiner Tasche nach verborgenen Schätzen wie Möhren sucht.“ „… Leute ihre Nichtmeinung überall kundtun, um sie als all- gemeingültig zu verkaufen.“ JUTTA BERNHAUER „… die Welt für mich noch in Ordnung.“ „… Kunden wegen eines Anliegens anrufen und sich freuen, dass man gut gelaunt ist.“ „… ich eine Maske tragen muss.“ MELANIE BOTT „… jung, Azubi und die Haare noch naturrot.“ „…mir beim Motorradfahren die Sonne ins Gesicht scheint und der Wind um die Nase weht.“ „… ich Dinge nicht in Ruhe zu Ende bringen kann.“ EMEL DEMIRBAS „… im Kindergarten und habe sehr gerne gelesen.“ „… ich meine Liebsten bei mir habe und alle gesund sind.“ „… ich hungrig bin und nicht direkt etwas zu essen bekomme.“ ist mittlerweile so vielseitig und anspruchsvoll geworden, dass wir in unserem Team lauter flexible „Allrounder“ beschäftigen. Es ist faszinierend, welche Aufgaben wir übernehmen können, obwohl wir nicht direkt in den einzelnen Firmen präsent sind. Ich bin gespannt, wie sich dies in den nächsten Jahren weiterentwickeln wird. SANDRO Mich beeindruckt es, wie wir es immer wieder schaffen, uns den ständig fortschreitenden Kundenanforderungen anzupassen. So werden wir jeden Tag noch ein bisschen besser – und vielfältiger. Darüber hinaus bin ich begeistert von den unterschiedlichen Qualifikationen unserer Mitarbeiterinnen, aber auch davon, wie viel Vertrauen uns unsere Kundinnen und Kunden schenken. Werfen wir einen Blick nach vorne: Wie sehen Sie Ihr Office in 25 Jahren? GUNDULA & WERNER Das Dienstleistungsunternehmen Ihr Office wird sich auch in 25 Jahren durch starke und enge Kundenbeziehungen auszeichnen, der Service wird auch im Jahr 2047 von motivierten, gut geschulten und gerne im Team arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern getragen. Die Technik wird sich weiterentwickeln, die Dienstleistung sich gegebenenfalls ändern – und daher setzen wir alles daran, auch in einem Vierteljahrhundert am Ball zu sein und uns „mitzuentwickeln“. Zu diesem Thema führen wir in den nächsten Monaten einen Zukunfts-Workshop durch, um „brainstormend“ vorherzusehen, wie sich die Welt technisch und menschlich verändern wird und wie wir uns als Unternehmen (neu) aufstellen können. Eins ist sicher: wir sind gut vorbereitet!

ELKE ROLLER „… auf einem Roadtrip von New Orleans nach Nashville.“ „… ich an den Anruf von Herrn Bacardi denke, der mit Herrn Martini sprechen wollte.“ „… in der Ihr Office-Küche die Kaffeesahne alle ist.“ VANATHY FRANCIS XAVIER „… noch ein Kind und bin nun froh, bei Ihr Office zu sein!“ „… ich den Anruferinnen und Anrufern weiterhelfen kann.“ „…man mich nicht aus- sprechen lässt und mich nervös macht.“ ROSALBA SACCHETTO „… ein mega Fan von Take That.“ „… ich anderen eine Freude bereiten kann.“ „… ich zugeparkt werde – oder mein Biskuitteig im Ofen nicht aufgeht.“ SUSANNE SCHNUR „… in Pittsburgh im US-Staat Pennsylvania.“ „… der Anrufer Humor hat.“ „…mir auf diese Frage keine schlaue Antwort einfällt :)“ SVENJA WÄTJEN „… gerade mal 1 Jahr alt.“ „… ich Kopfhörer aufsetze, die Augen schließe und Filmmusik von Hans Zimmer höre.“ „…Menschen diskriminiert werden.“ TINA WEISE „… ganz weit weg…“ „… die Anrufer sich für das freundliche Gespräch mit mir bedanken.“ „… ich mich ungerecht behandelt fühle.“ LISA HAMMELY „… noch gar nicht auf der Welt.“ „… ich Zeit mit meinen Liebsten verbringen kann.“ „…mein Hund mal wieder meine Bettwäsche kaputt knabbert.“ NADINE HÖFLING „… bin ich frisch stolze Mama geworden.“ „… ich mit meinem Lieblingsessen überrascht werde.“ „… ich das Gefühl habe, dass man mir nicht zuhört.“ MARIA DE MITRI „… 12 Jahre alt und hatte noch die rosarote Brille auf.“ „… ich anderen eine Freude machen kann.“ „…meine Wurst beim Grillen ins Feuer fällt.“ STEFANIA MODICA „… bereits so hilfsbereit und zuvorkommend wie jetzt!“ „… ich am Ende des Tages auch von den schlechten Ereignissen nur das Positive sehe.“ „… ich meine Ziele nicht schnell genug erreiche.“ ÖZGE KIZMAZ „… noch zu jung und nicht so gesprächig wie heute.“ „… die Sonne scheint und alle gute Laune haben.“ „… die Menschen ungeduldig sind.“ CLAUDIA ZOPP „… noch sehr jung und naiv.“ „… die Sonne scheint.“ „…meine Pläne durchkreuzt werden.“ ERREICHBARKEIT VERTRETUNGSSERVICE TELEFONZENTRALE UNSER KUNDE Unternehmensberater-Einzelkämpfer. Ist zumeist unterwegs zu seinen Kund:innen. Meetings und Besprechungen prägen seinen Tagesablauf. Über sein Beraternetzwerk erhält er permanent neue Anfragen, auch per Telefon. UNSER JOB Die Telefonate gehen bei uns ein. Wir kennen vom Kunden die Abwesenheiten und Erreichbarkeits-Zeitfenster und können somit mit den Ansprechpartnern Rückrufe vereinbaren. Zudem filtern wir unwichtige Anrufe heraus und vermeiden so lästige Rückrufe. Wir erfassen jeweils Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie das Anliegen. Diese Informationen erhält unser Kunde als Telefonnotiz zeitnah via E-Mail. So kann er je nach Dringlichkeit reagieren. UNSER KUNDE Ein Handwerksbetrieb. Unser Kunde aktiviert die Rufum- leitung, wenn seine Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind oder wenn sie nicht durch Telefonanrufe gestört werden sollen, zum Beispiel bei einer Mitarbeiterbesprechung. UNSER JOB Wir nehmen eingehende Telefonate entgegen und notieren alle Daten, wie vom Kunden vorgegeben. Wir informieren über die Anrufe per E-Mail und der Handwerksmeister erhält die Informationen per Push auf seine Handy-App. Im jährlichen Betriebsurlaub sind wir ebenfalls zur Stelle. Dann erhalten die beiden Monteure, die für Notfälle erreichbar sind, die Nachrichten auf deren Handy-App. UNSER KUNDE Vertrieb von Medizintechnik. Die Zentrale des Kunden ist grundsätzlich zu Ihr Office weitergeleitet, alle Anrufe landen zunächst bei uns. In unserer Software sind für die einzelnen Bereiche Kommunikationsdaten wie Durchwahl-Nummern, E-Mail-Adressen sowie verschiedene Handlungsanweisungen hinterlegt. UNSER JOB Die eingehenden Anrufe werden nach Sachlage gefiltert und je nach Anweisung in den jeweiligen Unternehmens- bereich verbunden. Alternativ wird ein Rückruf vereinbart oder der Anruf direkt final bearbeitet. Hierzu gehören zum Beispiel Bestellungen oder einfache, aber häufig vorkommende Fragen zu Geräteeinstellungen. Aus dem Leben eines Telefonserviceunternehmens – oder: Wie profitieren unsere Kund:innen von unseren Leistungen? Unser Telefonservice stellt Ihre Erreichbarkeit sicher – mit einem zertifizierten Service. Sympathisch und kompetent – immer dann, wenns bei Ihnen eng wird. Kompetent und günstig – Ihre „externe Sekretärin“ nimmt den Anruf an.

HIER FINDEN SIE SICHER DIE LÖSUNG: www.ihroffice-service.de/ telefonservice/der-andere-blick Höpfigheimer Straße 5 74321 Bietigheim-Bissingen info@ihroffice-service.de www.ihroffice-service.de T 07142 9006-0 F 07142 9006-25 Ihr Office Schaupp und Schaupp oHG Mitspielen – und ein tolles Event gewinnen! Ihr Office hat in den letzten Jahren vier Broschüren für Kund:innen und Interessent:innen aufgelegt – mit außergewöhnlichen Einblicken in unser Schaffen sowie wertvollen Tipps. Wir laden Sie ein, an unserem Gewinnspiel teilzunehmen: Beantworten Sie hierzu die vier unten stehenden Fragen, je eine aus jeder Broschüre. Diese finden Sie auf unserer Internetseite – vielleicht haben Sie ja auch noch eine gedruckte Version in einer Schublade? Wir verlosen unter allen richtigen Einsendungen 3 Erlebnis- Gutscheine von Jochen Schweizer im Wert von je EUR 150! Senden Sie Ihre 4 Antworten per E-Mail unter dem Stichwort „Gewinnspiel“ an info@ihroffice-service.de. Einsendeschluss ist der 31.05.2022. Jeder Name kommt maximal 1 Mal in den Lostopf. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Wie viele Trumpfkarten finden Sie in der ersten Ihr Office-Broschüre? Wer ist Feel Good Manager bei Ihr Office? Was ist Frau Schnurs Lieblings-Dessert? FRAGE FRAGE FRAGE ANTWORT ANTWORT ANTWORT Wie die Zeit vergeht… Leni – anno 2011 … … und Leni heute! Schon im zarten Alter von 6 Monaten brachte die Enkeltochter von Gundula und Werner Schaupp die notwendige Ausstrahlung mit, um uns tatkräftig zu unterstützen! Heute können wir sagen: Die Ausstrahlung hat sie sich erhalten – und sie macht am Telefon einen ausgesprochen souveränen Eindruck ;) Wie viele verschiedene Gesprächstypen gibt es? ANTWORT FRAGE 04/2022 · lets-twist.de · Bilder: Bettina Stieger; S. 2 Bilderrahmen © Scott Betts, 123RF.com; S. 3 links © wutzkoh, mitte © Milan, rechts © xiaoliangge, adobe.stock.de; Rückseite Laptop © rawf8, envato.com

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