Aus dem Leben eines Telefonserviceunternehmens

So gehen wir das an: Beispiele von konkreten Aufgaben

Dienstleistungen für Ihre Engpässe:
mehr als „nur“ Telefonservice

Ihr Office bietet serviceorientierte Büroservices

Immer, wenn es eng wird bei Ihnen – personell oder terminlich – springen „Ihre Sekretärinnen“ bei Ihr Office für Sie ein. Wir übernehmen Ihre Telefonate bei engen Terminen und hohem Arbeitsaufkommen. Aber auch, wenn Mitarbeitende krank werden und daher Briefe liegen bleiben. Hier können Sie auf unsere Dienstleistungen setzen.

Wir zeigen Ihnen anhand ausgewählter Projekte, welche erweiterten Büroservice-Leistungen Sie von uns erwarten können. Sprechen Sie uns an!

Unser Kunde:

Ein Fahrdienstleister.

Unser Job:

Wir antworten auf Anfragen von Kunden aus aller Welt, erstellen Angebote und fassen diese nach. Selbstverständlich werden Abholungen organisiert und entsprechend den Anfragen Flüge und Hotels gebucht.

Eine weitere Aufgabe besteht darin die CRM-Datei des Kunden zu pflegen und ihn bei seinen Kunden und Geschäftspartnern regelmäßig in Erinnerung zu bringen.

Unser Kunde:

Eine hoch spezialisierte Anwaltskanzlei

Unser Job:

Das Team von Ihr Office unterstützt die Anwälte, indem es ihnen den Rücken freihält. Es wird das Taxi für den Mandanten bestellt, wenn die Besprechung in der Kanzlei beendet ist, Telefonkonferenzen organisiert und kleine lästige – auch private – Terminvereinbarungen übernommen, so wie das eine Sekretärin vor Ort machen würde. Wir planen Geschäftsreisen, buchen Hotels, Flüge, Bahnfahrkarten usw. Dafür erhalten wir laufend Anweisungen per E-Mail oder Telefon und halten die Kanzlei über unser Tun ständig auf dem Laufenden.

Unser Kunde:

Ein Spezialist für Implantologie

Unser Job:

Neben der Telefonzentrale nehmen wir bei Erstanfragen die Daten der Anrufer auf und geben diese direkt in das CRM-System des Kunden ein.

Dann verbinden wir zu einer speziell ausgebildeten Mitarbeiterin von Ihr Office, die dann das Erstgespräch führt und den angehenden Patienten mit einem Termin direkt im Arztprogramm des Kunden versorgt. Dabei wird der oder die Patientin gleich einem Arzt zugeordnet, der dann die Endberatung durchführt. Terminverschiebungen werden natürlich auch übernommen.

Unser Kunde:

Ein Handwerksbetrieb aus dem Bereich Sanitär-Heizung-Klima

Unser Job:

Der Kunde führt regelmäßig Befragungen seiner Kunden durch – zur Zufriedenheit der gemachten Aufträge, aber auch zu ganz konkreten Themen. So werden etwa Kunden angeschrieben, die schon sehr alte, bald erneuerbare Heizkessel haben. Ein Anruf wird ange- kündigt und eine Verbrauchsdaten-Erfassung abgefragt. Beim Telefonat selbst wird der Kunde gefragt, ob er sich schon Gedanken zur Erneuerung seiner Anlage gemacht hat und er wird zu einer Informations-Veranstaltung eingeladen. Die beim Anruf erhaltenen Daten zum Verbrauch werden dann dem Ihr Office-Kunden zur Verfügung gestellt. Sie dienen ihm zu seinen weiteren Vertriebsaktivitäten.

Unser Kunde:

Heilberuf mit mehreren Praxen an verschiedenen Standorten

Unser Job:

In den einzelnen Filialen ist ausführendes medizinisches Personal beschäftigt, jedoch keine Rezeptionisten. Die Patienten erhalten die Termine von Ihr Office oder werden je nach Auslastung in eine Warteliste übernommen. Diese Warteliste wird laufend bearbeitet, womit sich Lücken im Kalender füllen lassen. Patienten werden angerufen und bei Bedarf verlegt. Oder Patienten melden sich von sich aus mit einer Terminverschiebung. Dies alles organisiert Ihr Office. Hierzu stehen die Ihr Office-Mitarbeiter in ständigem Kontakt mit den medizinischen Spezialisten.

Unser Kunde:

Ein Handwerksbetrieb

Unser Job:

Der Kunde erstellt im Auftrag einer Versicherung Mängelbeschreibungen von ausgeführten Arbeiten. Diese werden von ihm an Ihr Office stichwortartig übermittelt. Wir übertragen diese Informationen in ein spezielles Dokument – mithilfe eines digitalen Handwerksprogramms, das in einer Cloud liegt.

Unser Kunde:

Unternehmensberater-Einzelkämpfer. Ist zumeist unterwegs zu seinen Kunden. Meetings und Besprechungen prägen seinen Tagesablauf. Über sein Beraternetzwerk erhält er permanent neue Anfragen, auch per Telefon.

Unser Job:

Die Anrufe landen bei uns. Wir sind vom Kunden über seine Abwesenheiten und Erreichbarkeits-Zeitfenster stets informiert und können somit mit den Anrufern Rückrufe für diese Zeiten vereinbaren. Zudem filtern wir unwichtige Anrufe heraus und vermeiden so lästige Rückrufe. Bei jedem Anruf erfassen wir Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie das Anliegen. Diese Informationen erhält unser Kunde als Telefonnotiz zeitnah via E-Mail. So kann unser Kunde je nach Dringlichkeit reagieren und den günstigsten und geeigneten Kommunikationskanal auswählen. Wenn er zwischen zwei Terminen seine Anrufe prüft, schickt er uns oft die Notizen mit der Bitte zurück, einzelne Ansprechpartner zurückzurufen und bestimmte Inhalte auszurichten.

Unser Kunde:

Ein Handwerksbetrieb. Unser Kunde aktiviert die Rufumleitung, wenn seine Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind oder wenn sie nicht vom Telefon gestört werden sollen, zum Beispiel bei einer Mitarbeiterbesprechung.

Unser Job:

Wir nehmen eingehende Anrufe entgegen und notieren alle Daten, wie vom Kunden vorgegeben. Wir informieren über die Anrufe per E-Mail und der Handwerksmeister erhält die Informationen per Push auf seine Handy-App.

Im jährlichen Betriebsurlaub sind wir ebenfalls zur Stelle. Dann erhalten die beiden Monteure, die für Notfälle erreichbar sind, die Nachrichten auf deren Handy-App.

Unser Kunde:

Vertrieb von Medizintechnik. Die Zentrale des Kunden ist grundsätzlich zu Ihr Office weitergeleitet, alle Anrufe landen zunächst bei uns. In unserer Software sind für die einzelnen Bereiche Kommunikationsdaten wie Durchwahl-Nummern, E-Mail-Adressen sowie verschiedene Handlungsanweisungen hinterlegt.

Unser Job:

Die eingehenden Anrufe werden nach Sachlage gefiltert und je nach Anweisung in den jeweiligen Unternehmensbereich verbunden. Alternativ wird ein Rückruf vereinbart oder der Anruf direkt final bearbeitet. Hierzu gehören zum Beispiel Bestellungen oder einfache, aber häufig vorkommende Fragen zu Geräteeinstellungen. So befreien wir die MitarbeiterInnen unseres Kunden von Routinearbeiten, überflüssigen Rückrufen und gewährleisten zudem einen reibungsfreien und effizienten Ablauf. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Die Organisation der Telefonzentrale bei Krankheit oder Urlaub sowie erhöhtem Telefonaufkommen entfällt für den Kunden komplett.

Unser Kunde:

Rechtsanwaltskanzlei mit einer Teilzeit-Mitarbeiterin. Bevor die Kanzleimitarbeiterin das Büro verlässt, ruft sie kurz bei Ihr Office an und informiert uns über den aktuellen Status.

Unser Job:

Szenario 1 – die Anwältin ist im Büro: Wir nehmen Anrufe unter dem Namen der Kanzlei entgegen, erfragen ein Stichwort bzw. ein Aktenzeichen (je nachdem, ob es sich um einen Mandanten oder einen Erstkontakt handelt) und verbinden in die Kanzlei. Die Anwältin nimmt das Gespräch nach Rückfrage entweder entgegen oder teilt uns mit, was wir ausrichten können.

Szenario 2 – die Anwältin ist bei Terminen außer Haus, bzw. bei Gericht. Wir informieren den Anrufer über die Erreichbarkeit der Anwältin, sofern er erneut anrufen möchte, oder wir vereinbaren einen Rückruf. Selbstverständlich notieren wir den Namen des Anrufers, seine Rückrufnummer, die beste Erreichbarkeitszeit, das Aktenzeichen, bzw. den Anrufgrund. Diese Informationen erhält unsere Kundin per E-Mail. Bei Abwesenheit aktiviert sie unsere App und erhält die Nachrichten per Push direkt aufs Handy.

Unser Kunde:

Heilpraktikerin. Die Praxis hat ein hohes Anrufaufkommen. Die Patienten, die anrufen, möchten zumeist einen Termin vereinbaren, verschieben oder haben Nachfragen. Da unsere Kundin fast durchgängig in Behandlungen ist, kann sie nicht persönlich die Telefonate entgegennehmen. Für Rückrufe und um Nachfragen zu beantworten, gibt sie uns jeweils bestimmte Zeitfenster über unser Online-Portal bekannt.

Unser Job:

Alle Terminanfragen, Bitten um Terminverschiebungen usw. werden von uns über einen Zugang zum Praxiskalender eigenständig erledigt. Wir sehen sofort, welche Termine für welche Behandlungsmethode frei sind und welche Zeitanforderung für die jeweilige Behandlung gegeben ist. Bei Verschiebungen löschen wir den Termin und vergeben einen neuen.

Unsere Kundin wird über alle Aktivitäten per E-Mail informiert, bzw. kann diese auch über unser Online-Portal einsehen.

Unser Kunde:

Softwarefirma. Der Kunde verfügt selbst über ein internes Frontoffice. Dieses nimmt Anrufe entgegen, qualifiziert diese und leitet sie an die Supportabteilung weiter, die dann letztlich die Anliegen der Anrufer bearbeitet.

Unser Job:

Sind die internen Kapazitäten erschöpft, landen die Anrufe bei Ihr Office – im externen Frontoffice. Wir übernehmen also den so genannten „Überlauf“. Anhand eines vorgegebenen Fragebogens, den wir individuell in unserer Software gestalten können, erfassen wir die für die Bearbeitung des Supports notwendigen Informationen, die wir zusammen mit einer stichwortartigen Beschreibung des Problems an die Supportabteilung unseres Kunden per E-Mail weitergeben. Je nach Auslastung der internen Abteilung erhalten wir einmal weniger und – insbesondere bei Krankheit oder urlaubsbedingten Engpässen – auch einmal mehr Anrufe. Unser Kunde ist immer auf der sicheren Seite und kann so auch alle Mitarbeiter während der jährlichen Anwendertreffen entbehren. In dieser Zeit ist Ihr Office dann verstärkt als externes Frontoffice im Einsatz.

Ihr direkter Draht zu einem top Service:

07142 9006-0

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